Conditions générales de prestation de services

Préambule

Prestataire : Mako, entreprise individuelle, SIREN 511 968 737, immatriculée au RCS de Versailles (« nous »). Client : le cabinet ou le praticien qui passe commande (« vous »). Version en vigueur au jour de la commande. TVA non applicable, article 293 B du CGI.

Article 1 — Objet et champ d’application

Les présentes conditions générales régissent la prestation de reprise des données d’un logiciel de gestion de cabinet médical vers Doctolib Médecin. Elles constituent, conformément à l’article L441-1 du code de commerce, le socle unique de la négociation commerciale et sont communiquées à tout professionnel qui en fait la demande.

La clientèle est exclusivement professionnelle. Elles s’appliquent à toute commande, à l’exclusion des conditions d’achat du client, sauf accord écrit contraire de notre part.

Elles se lisent avec l’annexe « Périmètre de la reprise » établie pour votre base, qui en fait partie intégrante.

Article 2 — Prix

Le prix est de 599 €, prix ferme, annoncé avant la commande et sans révision ensuite. Il est identique pour les quatre logiciels sources — AxiSanté, HelloDoc, Crossway et MédiStory — et il ne varie ni avec le nombre de dossiers, ni avec l’ancienneté de la base, ni avec le logiciel de départ.

L’audit de votre base précède tout engagement. Il tranche une seule question : savons-nous, ou non, reprendre votre base dans le périmètre annoncé. S’il conclut que nous ne savons pas le faire, nous vous le disons à ce moment-là, aucune commande n’est passée et vous n’avez rien payé. L’audit ne rouvre jamais le prix.

TVA non applicable, article 293 B du code général des impôts. Aucune taxe n’est ajoutée : le montant affiché est celui que vous réglez. Le forfait ne comporte ni frais de dossier, ni frais de déplacement, ni frais de mise en service, ni supplément au volume, ni facturation à l’heure.

Article 3 — Prestations incluses et indépendance

Notre forfait de 599 € comprend l’audit initial, l’import d’un échantillon dans un environnement de test Doctolib, la validation conjointe avec le praticien et l’import final dans Doctolib.

Nous ne sommes ni mandatés, ni affiliés, ni partenaires des éditeurs cités. Les marques citées appartiennent à leurs titulaires respectifs et ne sont mentionnées que pour désigner les logiciels concernés.

Article 4 — Ce que le prix ne comprend pas

Votre abonnement Doctolib n’est pas compris dans notre forfait : vous le réglez directement à Doctolib et cette somme ne transite jamais par nous. Notre prestation de reprise, d’intégration et de vérification est intégralement comprise dans les 599 € annoncés. Nous intervenons directement sur votre ancien logiciel, sans passer par son éditeur.

Article 5 — Sortie de la franchise en base de TVA

Nous relevons de la franchise en base prévue à l’article 293 B du code général des impôts. Si notre chiffre d’affaires venait à dépasser les seuils de cette franchise, la TVA deviendrait exigible pour les prestations concernées à compter de la date fixée par ce texte.

Cette sortie de franchise est sans effet sur les commandes déjà passées : le prix ferme annoncé avant votre commande reste dû tel quel, taxe comprise le cas échéant, et aucun supplément ne vous est réclamé. Les nouvelles commandes indiqueraient alors le prix et la TVA applicable, et la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » disparaîtrait du site.

Article 6 — Commande et documents contractuels

La commande est formée par votre acceptation écrite du devis, qui reprend le prix ferme et l’annexe « Périmètre de la reprise » établie après l’audit. Le contrat de sous-traitance prévu par l’article 28.3 du RGPD est signé au plus tard le même jour ; aucune donnée n’est traitée avant sa signature.

En cas de contradiction, l’ordre de priorité est le suivant : le devis accepté, l’annexe « Périmètre de la reprise », le contrat de sous-traitance RGPD, les conditions de la garantie, puis les présentes conditions générales.

Article 7 — Ce que nous exécutons

L’audit de votre base ; la reconstitution de sa structure ; l’extraction en lecture seule ; la transformation au format d’import requis par Doctolib ; la reconstitution de vos courriers et comptes rendus en documents lisibles ; la reprise de vos pièces jointes ; le contrôle du paquet livrable avant dépôt ; l’import ; le rapport de réconciliation chiffré ; la recette avec vous ; la suppression des fichiers de travail produits sur votre matériel.

Nous ne pouvons pas garantir les décisions et délais de Doctolib : ces points ne dépendent pas de nous. Nous nous engageons à piloter l’opération et à vous tenir informé. Un calendrier écrit vous est remis à la commande, après avoir vu votre base.

Article 8 — Ce que nous vous demandons — liste limitative

Vos obligations sont limitées à ce qui suit, et à rien d’autre :

a) signer la commande ;
b) signer le contrat de sous-traitance prévu par l’article 28.3 du RGPD ;
c) nous donner accès à votre base sur votre propre matériel ;
d) ouvrir l’accès nécessaire à votre Doctolib ;
e) procéder à la recette, c’est-à-dire vérifier le résultat dans votre Doctolib à l’aide du rapport de réconciliation ;
f) trancher les arbitrages qui sont médicaux et non techniques : les groupes de dossiers en double, que nous listons sans les fusionner, et les mentions d’allergie, que nous reprenons mot pour mot sans les recoder ;
g) si vous utilisez une messagerie sécurisée, vider le dossier « À exporter » de votre logiciel avant la bascule ;
h) fixer avec nous la date de bascule de votre saisie vers Doctolib.

Les arbitrages du point f) vous sont présentés prêts à trancher et vous en fixez le rythme. Aucun export à préparer, aucun fichier à nettoyer, aucun tableur à remplir, aucune journée de fermeture à prévoir pour le travail de reprise.

Aucune autre obligation ne vous est opposable. Si l’exécution devait exiger de vous une démarche qui ne figure pas dans cette liste, elle vous serait proposée et non imposée, et son refus ne saurait vous être reproché.

Article 9 — Propriété de vos données

Vos données restent votre propriété à tout moment. Nous n’acquérons sur elles aucun droit, aucune licence et aucun usage propre. Nous ne les réutilisons pour aucune autre finalité : ni statistiques, ni jeu de test, ni amélioration de nos outils, ni entraînement d’un quelconque modèle.

Vous êtes responsable de traitement ; nous intervenons comme sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD, sur vos instructions documentées. Les conditions du traitement figurent dans la politique de confidentialité et dans le contrat de sous-traitance signé avant toute opération.

Article 10 — Confidentialité

Toute personne intervenant sur vos données est tenue par un engagement de confidentialité écrit et nominatif. Nous nous interdisons toute capture d’écran, tout extrait et toute anecdote issus de votre base à des fins commerciales, sans limitation de durée.

Nous ne citons pas le nom de nos clients, ne publions aucun témoignage nominatif sans votre accord écrit, et ne subordonnons aucun avantage à une contrepartie de communication.

Article 11 — Réversibilité, restitution et suppression

À tout moment pendant la mission et pendant trente (30) jours après la livraison, vous pouvez nous demander la remise des livrables produits pour vous — le paquet d’import et le rapport de réconciliation — dans un format lisible et documenté. Cette remise est comprise dans le prix.

Votre logiciel source n’est jamais modifié : la base est ouverte en lecture seule, ce qui rend l’arrêt de la mission sans conséquence pour votre exercice. Si vous arrêtez en cours de route, vous n’avez rien à réparer.

Nous ne détenons aucune copie de vos données : la prestation s’exécute sur votre propre infrastructure et les fichiers de travail y demeurent. Ils y sont supprimés au terme de la mission, et au plus tard trente (30) jours après sa fin. Cette obligation s’exécute que la garantie soit mise en jeu ou non, et son exécution est constatable par vous puisqu’elle a lieu sur vos machines.

Article 12 — Garantie satisfait ou remboursé

Une garantie commerciale est offerte librement : si le résultat ne vous convient pas, vous nous le dites dans les trente (30) jours qui suivent la livraison et nous vous remboursons la totalité du prix ferme de votre commande, sous quatorze (14) jours, par virement, sans discuter vos motifs. Vous gardez les données déjà importées dans votre Doctolib.

Cette garantie commerciale s’ajoute aux droits que vous tenez du droit commun des contrats et ne les limite en rien. Ce n’est ni un label, ni une certification, ni une garantie légale.

Article 13 — Responsabilité

Nous sommes tenus d’une obligation de résultat sur le périmètre défini à l’annexe « Périmètre de la reprise » : les données de votre base source relevant de ce périmètre sont intégrées dans Doctolib, sans perte silencieuse. Tout élément écarté est listé, chiffré et motivé dans le rapport de réconciliation.

Nous ne répondons pas des faits qui ne dépendent pas de nous : les décisions et les délais de Doctolib, l’état de votre base source, les données qui n’y existent pas, et les modifications effectuées par vous ou vos collaborateurs dans Doctolib après la livraison.

Notre responsabilité contractuelle est plafonnée au montant du prix payé au titre de la commande concernée, sauf faute lourde, dol ou dommage corporel. Aucune clause des présentes ne limite la responsabilité que la loi déclare d’ordre public.

Article 14 — Facturation, paiement, retard

La facture est émise à la livraison, c’est-à-dire à la remise du rapport de réconciliation accompagnée de la confirmation de l’import. Paiement à trente (30) jours date de facture, par virement.

Conformément aux articles L441-10 et D441-5 du code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit des pénalités calculées au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points de pourcentage, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €. Aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé.

Article 15 — Modification et annulation

Toute modification du périmètre convenu fait l’objet d’un avenant écrit ; à défaut d’avenant, le périmètre de l’annexe s’applique tel quel et le prix ne bouge pas.

Vous pouvez renoncer à la commande avant le début de l’extraction, sans frais et sans motif. Si vous y renoncez après le début de l’extraction, seule la part effectivement exécutée peut être facturée, et vous conservez en tout état de cause le bénéfice de la garantie satisfait ou remboursé.

Article 16 — Sous-traitance ultérieure

Nous ne recourons à aucun sous-traitant ultérieur pour le traitement de vos données de santé sans votre autorisation écrite préalable, conformément à l’article 28.2 du RGPD. Le traitement est réalisé sur votre propre infrastructure — le serveur portant votre logiciel ou une machine de votre cabinet — sans dépôt sur nos systèmes, sans hébergement intermédiaire et sans transfert hors de l’Union européenne. Nous n’exerçons aucune activité d’hébergement de données de santé au sens de l’article L1111-8 du code de la santé publique.

Article 17 — Force majeure

Aucune des parties n’est responsable d’un manquement résultant d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du code civil. Si l’empêchement est définitif, le contrat est résolu de plein droit et les sommes éventuellement versées vous sont restituées.

Article 18 — Droit applicable et juridiction

Les présentes conditions sont soumises au droit français. Les parties rechercheront un accord amiable avant toute action. À défaut, compétence des tribunaux français dans les conditions du droit commun.

Toute réclamation, ainsi que toute demande de communication des présentes conditions au titre de l’article L441-1 du code de commerce, est formulée par écrit dans le cadre de la relation commerciale. Nous accusons réception sous deux (2) jours ouvrés.

Documents remis avec la commande

L’annexe « Périmètre de la reprise » établie pour votre base — document type : ce que comprend exactement la reprise.
Les conditions de la garantie satisfait ou remboursé, texte intégral article par article.
Le contrat de sous-traitance prévu par l’article 28.3 du RGPD et la fiche de traitement à verser à votre registre (article 30.1). Le modèle vous est remis avec la commande et, sur simple demande, avant elle.
Le calendrier écrit de l’opération, établi après avoir vu votre base.

Voir aussi : tarif et prestations incluses, mentions légales et politique de confidentialité. 599 €, prix ferme. TVA non applicable, article 293 B du CGI.